Factura Electrónica

1. O que é uma factura electrónica?

   Uma factura é um documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.
   
   A factura electrónica é o mesmo documento comercial, mas reduzido a um formato electrónico, isto é, "desmaterializado". A factura electrónica tem o mesmo valor que a factura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer factura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.
   
   Fonte: UMIC

2. O que é o Intercâmbio Electrónico de Dados?

   O Intercâmbio Electrónico de Dados (IED) frequentemente referido pelo acrónimo EDI (de Electronic Data Interchange), designa a troca de dados entre o sistema informático de uma parte e o do seu contratante.
   
   Fonte: UMIC

3. É necessário aguardar por um diploma regulamentar para começar a implantar a factura electrónica?

   Não é necessário qualquer diploma regulamentar para que as empresas adiram, em Portugal, a um sistema de factura electrónica. A nossa lei, tal como a directiva da União Europeia que adapta para o direito nacional, devolve a iniciativa daquela opção às empresas. Se bem que o essencial do regime da factura electrónica se encontre já no Código do IVA, tal não invalida que o Estado possa editar normas complementares que, de alguma forma, tornem ainda mais claro o regime legal em vigor, tal como já antecipado no preâmbulo do Decreto-Lei n.º 256/2003.
   
   Neste sentido, foi já aprovado, em Conselho de Secretários de Estado, um diploma regulamentar que explicita os requisitos de emissão e arquivo de facturas electrónicas, bem como os poderes de fiscalização da Administração Tributária relativamente aos sistemas de Facturação Electrónica.
   
   Fonte: UMIC

4. Qual o valor probatório da factura electrónica?

   A questão não se coloca em termos de valor probatório. Enquanto para muitos documentos electrónicos a lei fixa as condições para que tenham tal valor probatório, no que respeita à factura electrónica, a lei afirma claramente a sua equivalência à factura em papel, desde que cumpridos os requisitos gerais a que deve obedecer qualquer factura, acrescidos dos requisitos específicos para a factura electrónica.
   
   Fonte: UMIC

5. Qualquer sujeito passivo pode optar por emitir, por via electrónica, as suas facturas ou documentos equivalentes?
   Sim. Os sujeitos passivos podem, sob reserva de aceitação do destinatário, emitir facturas ou documentos equivalentes por via electrónica, desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante uma assinatura electrónica avançada ou intercâmbio electrónico de dados.
   
   Fonte: UMIC
6. Que meios electrónicos podem ser utilizados para enviar facturas electrónicas?
   Existe alguma tendência para confundir os meios electrónicos de transmissão utilizados com a forma dos documentos transmitidos. Desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo mediante assinatura electrónica avançada nos termos do ponto 2 do art.º 2.º da Directiva 1999/93/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 13 de Dezembro de 1999 ou intercâmbio electrónico de dados (EDI), tal como vem definido na Recomendação 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de Outubro de 1994, poderão ser utilizados quaisquer meios electrónicos de transmissão disponíveis.
   
   Fonte: UMIC
7. Pode enviar-se facturas electrónicas por correio electrónico?

   Sim, desde que aposta uma assinatura electrónica avançada na factura electrónica. No entanto que fique claro que a introdução de dados no corpo da mensagem de correio electrónico não é aceite como factura electrónica nos termos da lei.
   
   Fonte: UMIC

8. Em que formato deve ser transmitida a factura electrónica?

   Quando a transmissão da factura electrónica for efectuada recorrendo ao intercâmbio electrónico de dados (EDI) qualquer formato, desde que acordado entre as partes num contrato previamente efectuado, é aceitável. No caso de se recorrer à assinatura electrónica avançada, qualquer formato é válido.
   
   Como referido anteriormente, em ambos os casos deve-se garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

   
   Fonte: UMIC
9. Recorrendo os sujeitos passivos à emissão de facturas ou documentos equivalentes por via electrónica deverão ser conservadas, em suporte papel, listagens das facturas emitidas e recebidas?

   Os sujeitos passivos que emitam ou recebam facturas ou documentos equivalentes por via electrónica deverão conservar em suporte papel listagens que as identifiquem, por cada período de tributação (mensal ou trimestral), devendo essas listagens conter, nomeadamente, a identificação das facturas (números e data), a identificação e NIF (número de identificação fiscal) do emissor e do receptor, montante de IVA liquidado e o montante total da factura (n.º3 art.º 45.º e n.º 3 art.º 48.º do CIVA).
   
   Fonte: UMIC

10. Estabelecendo o n.º 5 do art.º 35.º do CIVA que as facturas ou documentos equivalentes deverão ser emitidos em duplicado, como deverá ser entendida tal obrigatoriedade num quadro de emissão de facturas ou documentos equivalentes por via electrónica?
    Tal obrigatoriedade considera-se automaticamente cumprida com a emissão das facturas por via electrónica, na medida em que tal emissão só poderá ocorrer sob reserva de aceitação pelo destinatário, de acordo com o estabelecido no n.º 10 do art.º 35.º do CIVA.
    
    Fonte: UMIC
11. As facturas ou documentos equivalentes, emitidos por via electrónica, têm numeração sequencial própria, distinta da numeração das facturas emitidas em suporte papel, ou poder-se-á utilizar a mesma numeração sequencial para ambos os tipos de facturas?

    De acordo com o estabelecido no n.º 5 art.º 35.º do CIVA, as facturas ou documentos equivalentes devem ser numerados sequencialmente. Como os sujeitos passivos podem emitir, simultaneamente, facturas ou documentos equivalentes em suporte papel e por via electrónica, as facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica devem obedecer a uma ordem sequencial distinta da dos emitidos em suporte papel, para efeitos de controlo por parte da Administração Tributária.
    
    Fonte: UMIC

12. Ao passar a emitir facturas por via electrónica para um cliente, todos os outros documentos (p.e. relativos a débitos ou créditos) deverão também ser emitidos por via electrónica?

    O n.º 10 do art.º 35.º do CIVA permite que os sujeitos passivos emitam as facturas ou documentos equivalentes por via electrónica, sob reserva de aceitação pelo destinatário. Deste modo, a emissão de facturas ou documentos equivalentes por via electrónica obriga a um acordo prévio entre as partes. Para efeitos do Código do IVA, são documentos equivalentes a factura, no caso de facturação electrónica, as mensagens que, contendo os requisitos exigidos para as facturas, visem alterar a factura inicial e para ela façam remissão. Assim sendo, existindo um acordo prévio entre as partes para a emissão de facturas por via electrónica, também os documentos que alteram ou façam remissão à factura inicial deverão ser emitidos por via electrónica.
    
    Fonte: UMIC

13. Optando os sujeitos passivos pela emissão das facturas ou documentos equivalentes por via electrónica mantém-se a obrigação de emitir em suporte papel as guias (de transporte ou de remessa) que devem acompanhar as mercadorias em circulação?

    A possibilidade prevista no n.º 10 do art.º 35.º do CIVA, de emissão das facturas ou documentos equivalentes por via electrónica, não invalida que os bens em circulação tenham de ser acompanhados por documentos de transporte em suporte papel, processados de acordo com o estabelecido no Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de Julho, diploma que aprovou o "Regime de bens em circulação objecto de transacções entre sujeitos passivos de IVA".
    
    Fonte: UMIC

14. Como e quem deve efectuar o arquivamento das facturas ou documentos emitidos e recebidos por via electrónica?

    De acordo com o estabelecido no n.º 4 do art.º 52.º do CIVA, as facturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica são arquivadas em suporte electrónico, desde que se encontre garantido à Administração Tributária o acesso completo e em linha aos dados e esteja assegurada a integridade da origem e do conteúdo.
    
    Os sujeitos passivos são obrigados, por força do n.º 1 do art.º 52.º do CIVA, a arquivar e conservar em boa ordem, durante os 10 anos subsequentes, todas as facturas ou documentos equivalentes, emitidos e recebidos em suporte electrónico. O arquivo obrigatório pode ser feito pelo próprio ou em regime de prestação de serviços por entidades terceiras em nome e por conta do sujeito passivo desde que se cumpram os requisitos legalmente estabelecidos.
    
    Fonte: UMIC

15. É possível a auto-facturação de forma electrónica?
    Sim, desde 1 de Janeiro de 2004 (com a entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 256/2003, de 21 de Outubro) passou a ser possível aos próprios adquirentes dos bens ou serviços emitirem as respectivas facturas.
    
    Terão, no entanto, que ser cumpridos os seguintes requisitos: existência de um acordo escrito prévio entre o transmissor dos bens ou prestador dos serviços e o adquirente ou destinatário dos mesmos; o adquirente dos bens ou o destinatário dos serviços terá que provar que o transmissor dos bens ou prestador dos serviços tomou conhecimento da emissão da factura e aceitou o seu conteúdo.
    
    Esta prova, no caso das facturas transmitidas por meios electrónicos, poderá ser efectuada mediante a adição de uma assinatura electrónica avançada ou por intercâmbio electrónico de dados (EDI).
    
    A responsabilidade pela veracidade do conteúdo das facturas e pelo pagamento do IVA cabe sempre ao transmissor dos bens ou ao prestador dos serviços. No entanto, nos termos do n.º 3 do artigo 73.º do Código do IVA, o adquirente dos bens ou o destinatário dos serviços é solidariamente responsável pelo pagamento do imposto.
    Fonte: UMIC
16. Se o cliente diz que não recebeu a factura, existe forma de garantir o acto de recepção?

    Sim. Está previsto que os receptores das facturas, após a sua boa recepção, tenham que notificar o emissor (não repúdio no destino). Sendo assim, teremos que considerar que o processo se encontra completo aquando da emissão deste "recibo".
    
    Estas situações deverão ser acauteladas, previamente, no contrato de intercâmbio electrónico de dados cujo modelo está contido na Recomendação 94/820/CE da Comissão, de 19 de Outubro de 1994, relativa aos aspectos jurídicos da transferência electrónica de dados.
    
    Se bem que este acordo seja usado, sobretudo, numa das modalidades de garantia de autenticidade da sua origem e integridade do seu conteúdo, a verdade é que a outra modalidade, aquela da assinatura electrónica avançada, também não deve dispensar a celebração de um acordo prévio, onde aquelas questões estejam claramente definidas, como, aliás, a nossa Lei claramente determina.
    
    Fonte: UMIC

17. Se a comunicação falha e se o meu cliente não recebe a factura sou responsável?

    Sim. Enquanto não receber a confirmação da recepção da factura por parte do cliente, esta não se pode considerar entregue.
    
    Fonte: UMIC

18. Que requisitos deve cumprir o sistema de arquivo de facturas electrónicas?

    O sistema de arquivo electrónico das facturas ou documentos equivalentes deve garantir, durante os prazos legalmente previstos:
    
    Informação acessível e legível, designadamente para utilização pelos serviços da administração fiscal, independentemente dos sistemas e tecnologias utilizados, de forma a permitir a leitura, exportação ou extracção documental da informação armazenada;

    Mecanismos de controlo da integridade da informação, preventivos da alteração, inutilização ou destruição dos dados com relevância fiscal;

    Armazenamento da informação indispensável para reconstituição do histórico das operações efectuadas;

    Preservação de documentação técnica actualizada referente aos sistemas informáticos de suporte à facturação que permita, de forma inteligível, avaliar a respectiva integridade operacional.

    
    NOTA: Estas obrigações de arquivo têm de ser seguidas pelos sujeitos passivos de IVA.
    
    Fonte: UMIC

19. Como garantir o acesso completo e em linha ao arquivo de facturas electrónicas?

    A administração tributária pode comprovar nas instalações dos sujeitos passivos, bem como nas de outras entidades que prestem serviços de facturação electrónica, a conformidade do sistema utilizado com os requisitos legalmente exigidos.
    
    As acções de fiscalização podem ser efectuadas da seguinte forma:

    
    Acesso directo ao sistema informático de apoio à facturação para consulta dos dados com relevância fiscal, através da utilização de hardware e software próprio, do sujeito passivo ou de entidade terceira;

    Solicitação da entrega dos dados relevantes em formato legível pela administração tributária;

    O acesso à informação deve ser facultado designadamente através de:

    
    Funções ou programas para acesso controlado à informação arquivada, independentemente dos sistemas informáticos e respectivas versões em uso no momento do arquivo;

    Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exactas da informação arquivada para suportes ou equipamentos correntes no mercado;

    Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a interpretação da informação arquivada.

    
    Fonte: UMIC

20. O acesso completo e em linha aos dados significa que a Administração Fiscal terá a possibilidade de aceder em linha ao arquivo das facturas electrónicas ou simplesmente as empresas, quando solicitadas pela Administração Fiscal, terão que enviar essas
    As facturas electrónicas e documentos equivalentes, cujo arquivo tenha sido feito em suporte electrónico, deverão estar acessíveis em linha (online) sempre que tal seja solicitado pela Administração Fiscal, a partir das instalações do sujeito passivo, nas quais esteja a decorrer a inspecção. Actualmente ainda não é exigido que essa consulta seja feita a partir dos serviços de inspecção ou o seu envio por e-mail.
    
    Fonte: UMIC
21. Caso a Administração Fiscal solicite o acesso a facturas electrónicas, a sua visualização deverá ser efectuada num formato legível (mais aproximado ao que é uma factura comercial)?

    As facturas electrónicas devem ser arquivadas no seu formato original de emissão ou recepção de forma a preservarem todos os elementos originais da mensagem trocada entre os intervenientes.
    
    Para a sua visualização, a informação contida nas facturas deve ser apresentada de forma legível, semelhante ao de uma factura comercial em papel, de forma a evidenciar todos os aspectos obrigatórios da factura, previstos no n.º 5 do art.º 35º do CIVA.
    
    Fonte: UMIC

22. Como se faz a validação cronológica de facturas electrónicas?

    A validação cronologica da factura electrónica resulta da data de emissão e número de factura, que são dois dos seus campos obrigatórios. Assim, não é necessário o recurso à utilização de selos temporais (timestamping).
    
    Fonte: UMIC

23. Que normas se devem aplicar no caso de troca de facturas electrónicas entre uma empresa sedeada em Portugal e outra empresa noutro país da União Europeia?
    A empresa sedeada em Portugal deve garantir que as facturas electrónicas que emite cumprem os requisitos estabelecidos na Lei Portuguesa, nomeadamente através da garantia da autenticidade da sua origem e da integridade do seu conteúdo, mediante Assinatura Electrónica Avançada ou Intercâmbio Electrónico de Dados. Não se consideram facturas electrónicas as recebidas por quaisquer outros meios que não os acima referidos. Note-se que a Directiva 115/2001 apenas harmonizou os requisitos mínimos da informação que devem constar nas facturas e que estão referidos no n.º 5 do art. 35º do CIVA.
    
    Fonte: UMIC
24. Se eu digitalizar uma factura em papel e enviar o ficheiro resultante para o meu parceiro, trata-se de uma factura electrónica?

    Não. As duas únicas formas de emitir facturas electrónicas são aquelas que em que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante a aposição de uma assinatura electrónica avançada ou em que estas garantias sejam asseguradas por intercâmbio electrónico de dados, vulgarmente designado pelo acrónimo EDI.
    
    Fonte: UMIC

25. É necessário utilizar um Formato Standard para as facturas emitidas que torne possível a integração automática nos Sistemas de Informação dos aderentes?
    Não é necessário! No entanto, a utilização de formatos standard simplifica a integração automática das facturas nos diferentes sistemas de informação, o que facilita a obtenção de todos os ganhos possíveis com a desmaterialização, tanto operacionais como de controlo.
    
    Fonte: UMIC
26. Quem decide qual o formato a utilizar nas facturas trocadas entre duas entidades?
    O formato a utilizar resulta do acordo entre as partes e deve estar explicitamente documentado. Note-se a este respeito que existem mecanismos de intermediação permitindo que o formato recebido seja distinto do formato emitido.
    
    Fonte: UMIC
27. O que necessito para enviar e receber Facturas Electrónicas?

    Existem disponíveis no mercado diferentes propostas de soluções e respectivos modelos de exploração. Podem ser adquiridas soluções a um fornecedor de soluções para instalação ou exploração directa pelas empresas. Existem também prestadores externos que oferecem serviços na área de factura electrónica.
    
    Fonte: UMIC

28. Posso emitir facturas electrónicas com um parceiro e outros em papel? E em simultâneo?

    Com certeza! Este tipo de processos depende, acima de tudo, de dois factores: da adesão do mercado e das regras de negócio inter-empresariais. A coexistência entre a factura electrónica e a factura em papel é inevitável.
    
    Fonte: UMIC

29. Posso emitir notas de crédito em papel para facturas electrónicas? E o contrário?

    Uma vez que um determinado cliente e fornecedor concordem em utilizar facturas electrónicas, não se deve recorrer a documentos análogos em papel, excepto em situações de emergência (ex.: em caso de falha dos sistemas informáticos). É também possível que, por comum acordo, cliente e fornecedor desistam da utilização de documentos electrónicos e regressem à utilização de documentos em papel.
    
    Fonte: UMIC

30. A que entidades posso recorrer para obter o certificado digital e a chave privada que me permitem apor assinaturas electrónicas avançadas?
    A qualquer entidade certificadora, tal como este conceito é definido no Decreto-Lei 290-D/99 de 2 de Agosto.
    
    Fonte: UMIC
31. As assinaturas electrónicas avançadas apostas nas facturas electrónicas ou documentos equivalentes devem ser baseadas em certificados qualificados?

    Não, o Estado Português não o exige.
    
    Fonte: UMIC

32. Quem é o titular da assinatura electrónica avançada aposta numa factura electrónica?

    O titular da assinatura electrónica avançada é o sujeito passivo ou uma entidade terceira, por exemplo, um prestador de serviços com poderes contratuais para o efeito.
    
    Fonte: UMIC

33. Quem são os titulares dos certificados digitais: os indivíduos ou as empresas?

    O titular dos certificados digitais é o sujeito passivo (pessoa colectiva ou singular) ou alguém com poderes de representação.
    
    Fonte: UMIC

34. Pode-se utilizar assinaturas fornecidas por entidades emissoras de países da União Europeia que estejam credenciadas nos seus países?

    Sim, nos termos da liberdade de prestação de serviços no âmbito do direito comunitário.
    
    Fonte: UMIC

35. Quem já faz EDI tem o problema da facturação resolvido?

    Sim, desde que:

    
    O sistema de intercâmbio electrónico de dados garanta a autenticidade da sua origem e a integridade do conteúdo das facturas emitidas electronicamente;
    Tais facturas contenham todos os elementos exigidos pelo artigo 35.º do Código do IVA e que sejam arquivadas de acordo com as respectivas especificações;

    Exista acordo, sob forma escrita, entre o emitente e o destinatário das facturas.

    
    Essa forma escrita deverá estar de acordo com os princípios estabelecidos na Recomendação 1994/820/CE da Comissão, de 19 de Outubro de 1994, que estabelece o acordo-tipo EDI europeu, o que aconselha que o acordo a outorgar entre o emitente e o destinatário das facturas siga de perto o clausulado naquele acordo.
    
    Fonte: UMIC
36. Em Portugal, quais são os elementos que têm de constar da factura EDI? Há normas técnicas?

    As normas técnicas utilizáveis em Portugal são as que constam dos standards internacionalmente aceites, referenciados neste texto. Conforme o formato utilizado, os campos obrigatórios, as respectivas validações e o seu relacionamento intrínseco terão processos e normas diferentes. Independentemente do standard utilizado, os campos constantes do art. 35.º do código do IVA são de preenchimento obrigatório.
    
    Fonte: UMIC

37. É necessário efectuar a aposição de uma Assinatura Electrónica ao EDI?

    É facultativo. A Lei portuguesa é clara nesse sentido e alude a dois tipos de factura electrónica: uma factura em que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante a aposição de uma assinatura electrónica avançada ou em que estas garantias sejam asseguradas por intercâmbio electrónico de dados, vulgarmente designado pelo acrónimo EDI (Electronic Data Interchange).
    
    Fonte: UMIC

38. Em caso de recurso a um serviço externo para a emissão das facturas electrónicas, quem é que atribui a numeração?

    Se o serviço contratado abranger também a emissão de facturas, quem numera é a entidade terceira. Se os serviços apenas tiverem como objecto a compatibilização de formatos, a numeração é dada pelo sistema do sujeito passivo.
    
    Fonte: UMIC

39. Pode-se recorrer a prestadores de serviço de factura electrónica sedeados fora do país, mas dentro da União Europeia?

    Sim, a Lei permite que a exploração do sistema informático ou o armazenamento dos dados se efectue fora do país. Neste caso, o sujeito passivo inspeccionado deverá facultar à administração tributária portuguesa o acesso a partir do território nacional e assegurar o apoio necessário, designadamente através da instrução sobre os procedimentos a adoptar para aceder ao sistema informático de apoio à facturação e para a consulta dos dados armazenados.
    
    Fonte: UMIC

40. E se o prestador de serviços se localizar fora da União Europeia?

    Deve dirigir-se pedido à administração fiscal que o apreciará nos termos do n.º 6 do art. 52.º do CIVA e das normas comunitárias em vigor.

    
    Fonte: UMIC
41. Caso o tratamento da factura seja feito fora das instalações do sujeito passivo, onde se deve localizar o terminal a partir do qual se efectuam os controlos técnicos da administração fiscal e aquele no qual se efectua a restituição das facturas?

    O sujeito passivo tem sempre de garantir a disponibilização do terminal de acesso nas suas instalações, assim como apoiar a administração tributária no exercício do direito de acesso à informação.
    
    Fonte: UMIC

42. Posso criar uma série de numeração específica para a Auto Facturação Electrónica?
    Pode, pois de acordo com o n.º 2 do art. 48.º do CIVA as facturas "…serão numeradas seguidamente em uma ou mais séries convenientemente referenciadas…".
    
    Fonte: UMIC